Dlaczego przegląd techniczny kasy to tak ważny obowiązek?

Obowiązki towarzyszące stosowaniu kasy fiskalnej są różne. W jednym przypadku trzeba pamiętać o wystawianiu konkretnych dokumentów, w innym o przechowywaniu ważnych danych, np. kopii paragonów lub książki serwisowej. Czynności te są wykonywane przez przedsiębiorcę bądź przez zatrudnionych przez niego pracowników. Z przeglądem technicznym kasy fiskalnej jest jednak trochę inaczej. Pomimo tego, że tu również mówimy o obowiązku podatnika, to nie może on samodzielnie wykonać niezbędnych czynności serwisowych.

Kto może wykonać przegląd urządzenia?

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatników, aby poddawali swoje urządzenia obowiązkowym przeglądom technicznym. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może sam „sprawdzić” swoją technologię sprzedaży. Zgodnie z przepisami, przegląd kasy wykonuje wyłącznie uprawniony do tego serwisant. Zazwyczaj będzie to przedstawiciel firmy, w której przedsiębiorca kupił swoje urządzenie rejestrujące. Ponadto, wspomniana osoba musi posiadać ważne uprawnienia (nadawane przez producenta bądź importera kasy) oraz legitymację serwisową.

Kiedy trzeba zlecić taką usługę serwisową?

Wspomniane już wcześniej Rozporządzenie MF mówi o tym, że każda kasa fiskalna, która jest wykorzystywana do ewidencjonowania obrotu, musi przechodzić przegląd technicznych nie rzadziej niż co 2 lata. Innymi słowy, nie ma jednej daty, która obowiązywałaby wszystkich podatników. Każdy przedsiębiorca musi indywidualnie pilnować terminu zlecenia przeglądu technicznego urządzenia.

Warto też pamiętać o tym, że przepisy przewidują dodatkowe serwisowanie kasy fiskalnej w konkretnych sytuacjach. Po pierwsze, przegląd należy wykonać zawsze przed kolejnym wynajmem urządzenia rejestrującego online (takiego, które współpracuje z Centralnym Repozytorium Kas). Po drugie, usługę tego typu trzeba zlecić w przypadku wznawiania zawieszonej działalności gospodarczej – jeszcze przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Co grozi za brak przeglądu kasy na czas?

Niedopilnowanie przeglądu kasy fiskalnej w odpowiednim terminie będzie równoznaczne ze złamaniem obowiązujących przepisów. Ustawodawca przewidział w tym przypadku naprawdę dotkliwe kary. Po pierwsze, w takich okolicznościach będzie trzeba zwrócić ulgę za zakup pierwszego urządzenia (jeżeli podatnik skorzystał ze wspomnianej refundacji). Po drugie, naczelnik Urzędu Skarbowego, który jest właściwy dla danej działalności, nałoży wtedy grzywnę na podatnika – w wysokości 300 zł. Taką karę należy zapłacić w formie przelewu i w terminie do 14 dni, licząc od dnia wydania decyzji w jej sprawie.