Jakie urządzenie fiskalne wybrać oraz jak zacząć poprawnie z niego korzystać?

Choć obowiązek korzystania z urządzenia fiskalnego nie stanowi dla przedsiębiorców novum, to jednak gdy pierwszy raz się z nim stykają – nie wszystko jest już takie oczywiste. Na przykład wybór pomiędzy kasą, a drukarką rejestrującą. Albo procedura instalacyjna, którą należy przejść zanim rozpocznie się ewidencję obrotu. Ten artykuł chcielibyśmy poświęcić właśnie tym aspektom.

Co lepsze (dla Twojej firmy) – kasa czy drukarka?

Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy, których czeka zakup pierwszego urządzenia fiskalnego, nierzadko miewają z tego tytułu mętlik w głowie. Już po samym rynku technologii sprzedaży w Warszawie widać, jak dużo rozwiązań jest do wyboru. Co zatem zrobić, aby nie dać się zwariować? Odwołać się do źródła, do tego, co pewne, a więc… do własnej działalności handlowej. Przede wszystkim, dokładnie przeanalizuj charakter swojej firmy. Czy to rozbudowane, czy nieduże przedsiębiorstwo? Dysponujące wąskim czy szerokim asortymentem? Panuje w nim duże natężenie ruchu, czy wręcz przeciwnie? Czy warunki pracy są dogodne, czy utrudnione? Gdy będziesz znać odpowiedzi na podobne pytania, łatwiej znajdziesz model, który usprawni zarządzanie Twoim biznesem.

Zanim jednak przejdziesz do wyboru konkretnego modelu, musisz wcześniej zdecydować, na jaki rodzaj technologii stawiasz: kasy czy drukarki fiskalne? Oba rodzaje technologii służą bowiem do prowadzenia ewidencji obrotu, jednak różnią się nieco sposobem funkcjonowania. Drukarka fiskalna potrzebuje do właściwej pracy komputera oraz oprogramowania sprzedażowego. Tymczasem kasa fiskalna jest urządzeniem samodzielnym, jednak posiadającym zwykle mniejsze możliwości, jeśli chodzi o liczbę pozycji towarowych, prędkość i konfigurację wydruku czy typy emitowanych dokumentów. Decyzja ta będzie kluczowa na drodze do uzyskania właściwego modelu. Tymczasem obecnie w Warszawie kasy i drukarki oferują bardzo różne rozwiązania: znajdziesz zarówno systemowe kasy fiskalne (z większą liczbą PLU czy lepszymi standardami komunikacyjnymi), jak i mobilne drukarki rejestrujące (mieszczące się nawet w kieszeni marynarki).

Na co się nie zdecydujesz – czeka Cię fiskalizacja!

Wiedz, że gdy już wybierzesz i zakupisz interesujący Cię model, na tym proces wdrażania urządzenia fiskalnego się nie kończy. Zanim bowiem będzie ono przystosowane do zgodnego z prawem ewidencjonowania obrotu, musi przejść procedurę instalacyjną. Dotyczy to wszystkich tego typu technologii sprzedaży, czy to kasa fiskalna i Wołomin, czy drukarka rejestrująca i Łódź, czy jakiekolwiek inne miejsce. Aby dopełnić wszelkich formalności – a także móc liczyć na ulgę za zakup pierwszego takiego urządzenia – musisz też poprawnie zarejestrować nabyty model.

Jak to wygląda? Wszystko zaczyna się od zgłoszenia przedinstalacyjnego, czyli pisemnego powiadomienia, skierowanego do właściwego Urzędu Skarbowego. Dokument, który ma zawierać m.in. imię i nazwisko (lub nazwę) podatnika, NIP podatnika, liczbę planowanych urządzeń, adresy miejsc ich wdrożenia oraz termin samej instalacji, musi wpłynąć nie później, niż 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem ewidencji sprzedaży. Osobną kwestię stanowi fiskalizacja – kluczowe działanie, jednorazowe i nieodwracalne, podejmowane przez uprawnionego serwisanta. To ono powoduje, że urządzenie przestaje funkcjonować w trybie szkoleniowym (do swobodnej nauki obsługi), a zaczyna w trybie fiskalnym. Wykonanie tej czynności wiąże się z 2 kwestiami. Po pierwsze, od tej chwili wszystkie operacje, poczynione na kasie lub drukarce, są zapisywane w urządzeniu, tworząc dokumentację ewidencji obrotu. Po drugie, z tym momentem możesz rozpocząć sprzedaż z wydawaniem paragonów. Na koniec czekać Cię będzie jeszcze dostarczenie ponownego, poinstalacyjnego zgłoszenia (także w formie pisemnej), informującego o zrealizowanej fiskalizacji. Dokument musi wpłynąć do Urzędu Skarbowego nie później niż 7 dni od jej wykonania. W odpowiedzi otrzymasz numer ewidencyjny, który powinno się umieścić w widocznym miejscu na obudowie urządzenia fiskalnego (za pomocą naklejki lub markera). Gdy to zrobisz, dopiero wtedy możesz w zasadzie uznać, że procedura instalacyjna zakończyła się pomyślnie.