Obowiązek wykonywania raportów fiskalnych

Coraz więcej przedsiębiorców, zajmujących się sprzedażą towarów i usług na rzecz klientów indywidualnych, zobligowana jest do ewidencjonowania obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego. W takiej sytuacji, zakup kasy lub drukarki oraz jej prawidłowa rejestracja to podstawa. Potem – oczywiście, obowiązkowe wprowadzanie właściwych danych, a także wystawianie paragonów i wydawanie ich klientom. Jednak czy to wszystko?

Odpowiedź jest prosta – nie. W rzeczywistości, to tylko początek „fiskalnej przygody”. Przepisy określone przez Ministerstwo Finansów wyraźnie mówią o obowiązkach podatnika, które bezwzględnie musi spełniać podczas całego okresu prowadzenia działalności handlowej. Należy do nich m.in. przechowywanie kopii wystawionych paragonów, zgłaszanie urządzenia rejestrującego na przeglądy techniczne (nie rzadziej, niż co 2 lata) czy właśnie realizacja raportów fiskalnych.

Raporty fiskalne – ich znaczenie i rodzaje

Krótko mówiąc, są to dokumenty zawierające dane o naszym obrocie w określonym przedziale czasowym. Informacje, o których mowa, są zgodne z poszczególnymi stawkami podatku i sprzedażą zwolnioną od podatku. Przeznaczeniem tych wydruków jest zestawienie łącznej kwoty brutto ze sprzedaży (z podziałem na różne stawki podatku VAT) i kwoty należnego od niej podatku VAT. W przepisach wyszczególnione są 2 rodzaje obowiązkowych raportów: dobowy i miesięczny.

Raport dobowy

Wydruk ten określa nasz obrót w skali jednego dnia pracy. Wykonuje się go zazwyczaj już po zakończeniu sprzedaży w tym przedziale czasowym. Zazwyczaj, gdyż zdarza się podatnikom zapomnieć o realizacji tego zadania. Co można zrobić, gdy już nastąpi taka sytuacja? Należy wykonać wydruk dnia następnego, koniecznie przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. Inaczej, brak raportu dobowego bądź jego niewłaściwe zrealizowanie  oznaczać będzie błąd, który może podważyć prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji przed organami skarbowymi. Istnieje jednak jeden wyjątek. Jeżeli w danym dniu nie została dokonana żadna transakcja, nie ma konieczności wykonywania raportu dobowego, gdyż w zestawieniu będzie on posiadał wartość zerową, a informacja o nim i tak będzie zawarta w raporcie miesięcznym.

Raport miesięczny

Jak łatwo się domyślić, ten rodzaj wydruku stanowi dokumentację naszego obrotu w skali jednego miesiąca. Niemniej, nie oznacza to konieczności jego realizacji dokładnie na koniec tego okresu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, raport ten należy wykonać do 25 dnia miesiąca następującego po tym, który ma zostać udokumentowany. Tu również brak wydruku równa się przekroczeniu prawa fiskalnego – i może skończyć się dla podatnika przykrymi konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego. Ale też podobnie, jak w przypadku raportu dobowego, istnieją „okoliczności łagodzące”: jeśli w danym miesiącu nie miała miejsca ani jedna sprzedaż, wydruk ten jest niepotrzebny. To jednak sytuacje dość rzadkie – bo czy któreś przedsiębiorstwo może sobie pozwolić na taką przerwę pomiędzy ostatnią i następną transakcją?

Dbając o komfort użytkownika

Jednym słowem, warto dołożyć starań, aby wyrobić sobie właściwy nawyk wykonywania stosownych raportów w odpowiednim dla nich czasie. Niemniej, człowiek jest tylko człowiekiem – ma prawo czasem się pomylić lub zapomnieć o czymś istotnym. Na szczęście, producenci technologii sprzedaży wychodzą naprzeciw użytkownikom, proponując urządzenia fiskalne wyposażone w wygodne rozwiązania. Mogą to być przyciski funkcyjne, obecne na klawiaturze kasy rejestrującej, które, odpowiednio zaprogramowane, upraszczają dostęp do istotnych funkcji urządzenia – pozwalają wykonać dany raport za sprawą przyciśnięcia jednego klawisza. Inną opcją jest funkcja zapisywanych przypomnień, które we właściwym momencie, automatycznie wygenerują komunikat informujący o konieczności realizacji niezbędnych wydruków. Podsumowując – obowiązków fiskalnych, spoczywających na barkach przedsiębiorcy, trochę jest. Ale ich przestrzeganie wcale nie musi być uciążliwe.